『AIツールってどう活用するの？』
忙しい毎日の業務を、もっと効率的に進められたら——そう感じている個人事業主の方は多いのではないでしょうか。
AIツールには、文章作成から画像生成までさまざまな種類がありますが、使ったことがない方にとっては、導入への不安がつきものです。
本記事では、業務の効率化を図りたい個人事業主や小規模事業者に向けて、AIツールの活用方法や導入ステップをわかりやすく解説していきます。
この記事で分かること
- AIツールの基本的な種類と特徴
- 個人事業主・小規模事業者における具体的な活用事例
- AIツールを導入する際のステップと注意点
最後の章では、実際の業務で活用しやすいAIツールをピックアップしていますよ！
AIツールを活用する前に知っておきたい基本知識
冒頭でもお伝えしましたが、AIツールを活用することで、生産性のUPにつながることができます。
まず初めに、AIツールってどのようなものかを掘り下げていきましょう。
この章では、AIツールを導入することで得られるメリットとデメリットを確認していきます。
関連コラム
・AI関連資格取得の将来性と可能性｜AI時代に必要なキャリア構築法
そもそも、AIツールって？
AIツールとは、人工知能（AI）の技術を活用して、人的作業を補助・代替・効率化するソフトウェアやサービスのことです。
たとえば、文章の自動生成や画像認識、データ分析、チャット対応、翻訳、スケジュール調整など、さまざまな業務をサポートする機能が備わっており、専門的な知識がなくても高度な作業をこなせるようになります。
その結果、業務スピードの改善や正確性の向上が期待できるのが大きな特長です。
AIツールの主な種類とその使い方
AIツールには様々な種類があります。
以下図1に、分野別にいくつかピックアップしてみたいと思います。
| 分野 | ツールの例 | 主な使い方 |
|---|---|---|
| 文章生成 | ChatGPT、Notion AIなど | 質問への回答、文章作成、要約など |
| 画像生成 | Midjourney、DALL·Eなど | イラストやデザインの作成 |
| 音声認識・変換 | Whisper、Google音声入力など | 音声の文字起こし、音声操作 |
| 翻訳 | DeepL、Google翻訳など | 高精度な自動翻訳 |
| データ分析 | Tableau AI、Excel Copilotなど | データの分析や可視化 |
| プログラミング補助 | GitHub Copilotなど | コードの自動補完・生成 |
ChatGPTなどの詳しい使い方は、最後の章で解説していますよ！
AIツールが注目されている理由
AIツールが注目されている理由には、主に次の4つがあります。
①作業時間の短縮
・資料作成やアイデア出しが、わずかな時間で完了します。
②専門知識が不要
・直感的に操作できるツールが多く、誰でも扱いやすいのが特徴です。
③クリエイティブ支援
・文章・デザイン・企画などのアイデアを広げる手助けをしてくれます。
④コスト削減
・作業の一部を自動化することで、人手を減らしながらも一定のクオリティを保てます。
ただし、注意点もある！
AIツールを活用することで業務の向上が期待できる一方で、注意すべき点もあることを理解しておきましょう。
注意点として、以下3つが挙げられます！
①出力結果が必ず正しいとは限らない
AIはあくまで過去のデータをもとに回答しているため、間違った情報が含まれる可能性があります。
②学習データの偏りによる誤判断のリスク
入力されたデータに偏りがあると、AIの判断が偏る場合があります。
③著作権やプライバシーへの配慮が必要
生成されたコンテンツが第三者の権利を侵害していないか、法的なチェックが求められます。
業務でAIツールを活用するための3ステップ
AIツールの役割や導入のメリットについて、なんとなくご理解は頂けたのではないでしょうか。
次にこの章では、AIツールを実際に活用するまでの流れを確認していきましょう。
導入ステップは、主に次の3つの段階に分けられます。
ステップ①：業務課題の洗い出しと目標設定
AIツール導入の第一歩は、「何を改善したいか」「なぜ導入するのか」を明確にすることです。
目的が曖昧なまま導入を進めると、効果が実感できず、現場への定着も難しくなります。
具体例として、以下3つなどが挙げられますよ。
よくある業務課題の例
1. 月末の集計作業に時間がかかる（工数削減）
2. 問い合わせ対応が属人化している（対応の平準化）
3. マニュアル作成に手間がかかる（業務効率の改善）
ステップ②：ツールの比較・選定とトライアル導入
次のステップは、①で洗い出した課題に対し、AIツールで解決可能かを検証し、最適なツールを選定・導入することです。
また、導入効果を確認するためにも、いきなり本格導入するのではなく、まずは小規模なトライアル（PoC）から始めることも大切です。
整理・選定・検証のそれぞれのポイントについて見ていきましょう。
1. 要件定義
まずは、自社の業務にとってAIツールにどのような機能や対応が必要かを整理します。
例：
・日本語に対応しているか
・既存ツール（SlackやGoogle Workspaceなど）との連携が可能か
・クラウド型かオンプレミス型か
・セキュリティ基準や情報保護への対応状況 etc
2. ツールの比較・選定
次に、複数の候補ツールを比較検討し、自社の要件に最も合ったものを選定します。
比較のポイント：
・操作のしやすさ（現場担当者が使いやすいか）
・業務課題に対する解決力（精度や対応範囲）
・導入・運用コスト
・サポート体制、実績、導入企業数など
例：
・テキスト生成・要約 → ChatGPT、Notion AI
・書類の読み取り・データ化 → AI OCR（DX Suiteなど）
・定型業務の自動化 → RPA（UiPath、Power Automateなど）
3. トライアル導入（PoC）
選定したツールを、限られた業務や範囲で試験的に導入し、その効果を検証します。
検証の観点：
・時間削減や人的ミスの低減といった効果が見られるか
・操作性に問題はないか
・社内の業務フローにスムーズに組み込めるか
ステップ③：現場への浸透と運用フローの構築
そして最後のステップとして、導入後にツールが継続的に使われる仕組みを整え、現場の業務に定着させます。
導入後、ツールを現場に定着させるために、以下の4点を実施してみましょう。
1. 担当者への教育・研修
現場で活用できる人材を育てるため、特にリーダー層への教育を重視します。
2. 操作マニュアルやガイドラインの作成
社内Wikiや使い方動画を通じて、誰でも迷わず使える環境を整えます。
3. 業務フローの見直し・最適化
ツールに合わせて業務プロセスを整理し、無駄のない効率的な運用を目指します。
4. 定期的なレビューと改善
現場の声をもとに、運用ルールやツール設定を継続的に見直して改善していきます。
オススメのAIツールって何があるの？
業種や日々の業務によって、活用すべきAIツールは異なります。
最後に、少人数で業務を進めるフリーランスや個人事業主に役立つ、実用的なAIツールをご紹介します。
情報整理や資料作成を効率化できるAIツールをご紹介していきます！
情報収集・リサーチに役立つAIツール3選
情報収集・リサーチに役立つAIツールとして、以下の3つをご紹介します。
1. Perplexity AI
特徴
質問を入力するだけで、複数の信頼性あるソースをもとにAIが回答を生成。
用途
論文調査、競合リサーチ、業界情報の収集など。
強み
出典付きの回答により、情報の正確性や信頼性を確認しやすい点が魅力。
参照サイト
Perplexity AIとは？新機能「Deep Research」や料金プラン、特徴や使い方、他のツールとの違いを解説
2. ChatGPT（Plusプラン）＋Web Browsing機能
特徴
AIがリアルタイムにWeb検索を行い、最新情報をもとに回答を生成。
用途
ニュースや業界トレンドの調査、速報的な情報収集に活用。
強み
会話形式で質問を深掘りできるため、複雑なテーマにも対応しやすい。
参照サイト
【2025年最新】ChatGPTのWebブラウジング機能の使い方！具体的な活用例も解説
3. Claude
特徴
大量のテキストやPDFの要約に加え、高精度なコード作成も可能。
用途
長文資料の要約、技術文書の整理、プログラミング補助など。
強み
読み込めるトークン数が多いため、長文や複雑な構造の文書にも強い。
参照サイト
Claude（クロード）とは？特徴や日本での使い方、活用例を解説
デザイン資料を手早く作れるAIツール
先ほどご紹介した3つのAIツールは、いずれも文章や情報の整理に役立つもので、きっと一度は耳にしたことがあるものもあったのではないでしょうか。
続いてご紹介するのは、生成AIを活用してスライド資料の作成を自動化できるツールです。
作業時間の短縮や資料作成の効率化に興味のある方は、ぜひチェックしてみてくださいね！
イルシル｜生成AIを活用したスライド資料作成ツール
特徴
入力した文章やキーワードに合わせて、AIが自動でスライド資料を生成。
用途
内容に合ったデザインが提案されるため、デザインに自信がない方でも、わかりやすい資料が作成可能。
強み
スライド資料は自由に編集でき、資料作成にかかる時間を最大1/3まで短縮可能。
日本人向けに直感で使いやすいのも嬉しいポイントのひとつですね！
まとめ
今回の記事のまとめです。
AIツールとは、人工知能を活用して作業を補助・効率化するソフトウェアやサービスのことです。
文章生成やデータ分析、翻訳などを自動化し、専門知識がなくても高度な作業をこなせるようになります。
ただし、誤った出力や学習データの偏りによる誤判断といったリスクもあるため、活用には注意が必要です。